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工程项目采购管理过程中的问题及其对策

2011-6-1

 来源:项目管理者联盟

  项目采购管理是工程项目管理的重要的组成部分,是工程项目建设的物质基础。项目采购工作的重要环节是采买,催交,检验,运输。工程承包项目的采购工作重点在于采买,催交,检验,运输不会遇到很大的问题,一般在合同中规定由制造商按规定的日期将货运到指定的地点。本人认为在采购工作中以下几个方面值得重视:

  一、采买工作中的工作重点

  采买工作一般包含以下基本程序:

  初选合格供货厂商;招标文件的编制;招标文件的发出和投标文件的接受;投标文件的评审;中标厂商的确定;中标厂商的协调会;签定订货合同。

  这些程序的重要环节是招标文件的编制,投标文件的评审以及合同谈判工作。

  1、重视询价或招标文件的编制

  招标文件的编写是一项复杂而细致的基础工作。其编制质量的好坏直接关系到招标工作能否正常进行,甚至影响授标后能否顺利履行合同。故应力求内容完整、详尽,用词准确严谨,避免招标双方对文件的理解和说明产生分岐,增加评标工作量,影响招标工作的顺利进行。

  招标文件通常由下列文件组成:

  技术文件:设备、材料极其附件的技术条件和要求。商务文件:包括询价函、报价须知及供货一揽表、合同基本条件及包装、运输等。

  招标文件定稿前要反复推敲、审查、修改。对于关键件的选用,应在广泛了解市场及使用情况的基础上,在招标文件中予以明确设备配套关键件的规格型号及供货厂商。这样做有利于提高各投标文件的响应性,防止投标文件内容及标价差异过大,从而减少评标工作量。

  2、注重标底的编制和保密

  标底是设备的预期价格,是衡量投标单位标价的标准,是发包方财务准备的依据,也是评标的准备工作。正确确定设备材料标底,对筹集资金,正确选择供货单位,形成合理的合同价,都具有十分重要的意义。招标单位根据招标文件和初步设计的要求,了解市场价格及供求关系,分类分次认真核算,做出相对准确的标底做为评标依据。

  标底在开标之前应严加保密,不得泄漏。否则将无法正确地对投标单位进行综合评比和优选,给评标工作造成被动,也就意味着招标工作的失败。

  3、评标的原则

  在满足招标文件要求的前提下,确定中标单位不能只看哪家的投标价低就确定哪家中标。投标单位的投标价并非越低越好,合理的价格才能得到合适的产品。俗话说:“一分钱一分货”。在市场经济的形势下,决定了投标单位必然要注重经济效益。作为供货单位不能无利可图,绝不会做赔本买卖。有些投标单位为了中标,尽量压低标价。一旦中标后,则在制造过程中想方设法追加设备款或在其他方面想办法得以补偿,形成钩鱼工程。虽然大家可以通过加强现场监理来保证产品质量,但往往会拖延工期,致使设备材料不能按期交货,不能投入正常使用,发挥不了效益。表面上看似节省了设备投资,实际上得不偿失。因此,应以标底作为基准价,中标价应接近标底为宜。

  4、评标价法

  以货币价格为指标的评标价法,依据标的性质和特点不同,可选择最低投标价法;综合评标法和以寿命周期成本为基础的评标法中的任何一种方法。下面先容综合评标法。

  综合评标价法是指以投标价为基础,将评定各要素按预定的方法换算成相应的价格,在原投标价上增加或扣减该值而形成的评标价格,评标价格最低的投标书为最优。采购大型设备时,较多采用这种办法。

  评标时,投标价格以外还需考虑的因素和折算为价格的方法,一般包括以下几个方面:

  (1)运输费用。这部分由招标单位可能支付的额外费用包括运费、保险费和其他费用,如运输超大件设备需要对道路加宽、桥梁加固所需支出的费用等。换算为评标价格时,可按照运输部门(铁路、公路、水运)、保险企业,以及其他有关部门公布的取费标准,计算货物运抵最终目的地将要发生的费用。

  (2)交货期。以招标文件供货一览表中规定的具体交货时间作为标准。当投标书中提出的交货期早于规定时间,一般不给予评标优惠,因为施工还不需要时的提前到货,不仅不会使项目法人获得提前收益,反而要增加仓储管理费和设备保养费。如果迟于规定的交货日期,但推迟的时间尚在可以接受的范围之内,则交货日期每延迟一个月,按投标价的某一百分比(一般为2%)计算折算价,将其加到投标价上去。

  (3)付款条件。投标单位应按照招标文件中规定的付款条件来报价,对不符合规定的投标可视为非响应性投标而予以拒绝。但在订购大型设备的招标中,如果投标单位在投标致函内提出,若采用不同的付款条件(如增加预付款或前期阶段支付款)可降低报价的方案供招标单位选择时,这一付款要求在评标时也应予以考虑。当支付要求的偏离条件在可接受范围内的情况下,应将偏离要求而给项目法人增加的费用(资金利息等),按招标文件中规定的贴现率换算成评标时的净现值,加到投标致函中提出的更改报价上后作为评标价格。

  (4)零配件和售后服务。零配件以设备运行两年内各类易损备件的获取途径和价格作为评标要素。售后服务内容包括安装监督、设备调试、提供备件、负责维修、人员培训等工作,评价提供这些服务的可能性价格。

  评标时如何对待这两笔费用,要视招标文件的规定区别对待。当这些费用已要求投标单位包括在投标价之内,则评标时不再考虑这些因素;若要求投标单位在投标价之外单报这些费用,则应将其加到报价上。如果招标文件中没有作出上述任何一种规定,评标时应按投标书技术规范附件中由投标单位填报的备件名称、数量,计算可能需购置的总价格,以及由招标单位自行安排的售后服务价格,然后将其加到投标价上。

  (5)设备性能、生产能力。投标设备应具有招标文件技术规范中规定的生产效率。如果所提供设备的性能、生产能力等某些技术指标没有达到技术规范要求的基准参数,则每种参数比基准参数降低1%时,应以投标设备实际生产效率单位成本为基础计算,在投标价上增加若干金额。将以上各项评审价格加到投标价上去后,累计金额即为该标书的评标价。

  5、严格的资格审查是设备招标采购工作顺利进行的保证

  资格审查是招标工作中非常重要且必不可少的工作。审查内容包括投标单位的企业等级、资质、人员、技术、财务、设备、信誉及同类产品制造业绩等状况。目的是拒绝不合格的投标者,确保参加投标的单位均具有履约能力和一定的信誉,以减轻评标、定标阶段的工作量,加快招标工作进程,确保设备招标采购工作顺利完成。

  投标单位的资质和经营状况决定了其可信度和履约能力。如果一个企业连工人的工资都不能保证,负债累累,发包方的付款就不能保证专款专用,有些甚至被银行扣留用来还债,怎么能有足够的资金来保证按期完成设备的制作呢?工人收入不高,干活没有积极性,设备的质量和工期就很难保证。

  投标单位的人员、技术状况及产品制造业绩是决定产品质量的关键因素。如果一个企业的技术力量不强,加工制造能力差,财务状况再好也无法自行设计制造出高质量的产品。为了履行合同,承包商势必会将自己没有能力制作的产品配套件委外加工,这样既增加了合同实行的难度,也很难保证产品的整体质量。一个成熟产品的开发需要经过反复的试验,如果承包商的同类产品制造业绩不佳或没有制造出这类产品的经验,制造出来的产品不是成熟产品,往往会出现这样那样的问题,不能满足设计和使用要求。 

  6、在技术、商务澄清和决标后的谈判时应避免不公正行为

  业主在技术、商务澄清时应采用公开和公正的方法。业主对有关招标文件条款的澄清和对每一投标者所提问题的说明均应以书面形式发给全体投标者,并不允许公开提问人。

  决标后的谈判是答订合同的最后环节,也是设备材料供应商最容易向业主讨价还价的阶段。在些期间,有些业主会提出一些不公正的要求,如强行压价、增加供货范围或提高设备配套件的档次,这就给以后的合同履行工作造成很多障碍。投标商的投标一般都是在一定的工期、质量、供货范围的承诺下和充分考虑各种影响因素的前提下而形成的价格。如业主强行压价,增加供货范围或提高设备配套件档次,往往就很保证设备的供货期和质量,有时甚至导致合同无法履行下去。据笔者所知,有一设备制造、安装工程,由于业主在谈判时提高了设备配套件的档次,而设备供应商参加谈判的人员没有经验,迁就了业主的要求。签完合同后经核算设备价款缺口较大,导致合同无法履行,后经法院调解,业主补偿供应商一定价款后,合同才得以继续履行,但仍然导致工期拖延将近一年,影响了生产的正常进行,造成了较大的经济损失。

  二、重视设备制造过程中的监制和检验工作

  设备采购工作的另外二个重要环节是催交和检验。

  催交工作主要是督促供货厂商按合同规定的期限提供技术文件和设备,满足工程施工安装要求。催交工作的要点是要有预见性,能及时地发现问题和采取有效的费用控制和保证措施,以防进度的拖延。

  检验工作就是做好设备材料制造过程中的监制、检验和验证工作。对于重要设备材料或按合同要求新制设备材料,现场质量的监控和检验工作尤为重要。

  1、设备材料制造质量文件审查

  质量计划审查。对制造商编制的有关设备材料制造质量文件(包括设备材料订单、设备材料制造规范、质量计划和检验方法标准、检测手段、检测仪器等)进行审查,检查设备材料订单与主合同是否符合,审查质量计划的正确性,并将审查意见报业主。

  2、现场监制

  主要是需要验证制造商对影响设备材料制造质量的因素是否采取了控制措施,是否依据合同、标准、技术规范进行设备材料制造;要求依据相应的控制文件和程序,实施设备材料制造质量控制。根据设备材料的重要程度采用不同的监督等级,对“重要设备材料”,原则上采取驻地监督,要求QC人员全过程跟踪设备材料制造状况;对“非重要设备材料”,一般采取设备材料最终出厂验收检查监督。通常应审查设备材料制造的原材料、外购配套件、元器件、标准件以及坯料的质量证明文件及检验报告,检查制造商对外购件、外协件和原材料的复验,符合规定要求时予以签认。在实际操作中,针对某一设备材料的QC监督方式,还应视设备材料制造商的具体情况而加以调整,力求使所有设备材料制造处于受控状态。

  出席监督见证点(H、W点),在质量计划中设置的见证点(W点)和停工待检点(H点),是现场监制的一项重要活动。通过出席见证点参与检查、试验与确认、敦促制造商严格按照合同、规范及程度要求进行设备制造,确保设备材料的制造质量和制造进度。在全过程中W点、H点出席率为100%。

  根据进度安排,设备材料运到工地前,现场监理人员要检查厂方对待运设备材料采取的防护和包装措施是否符合运输、装卸、储存、安装的要求,相关的随机文件、装箱单和附件是否齐全。设备材料运抵工地现场后,负责设备材料采购经理参加由设备材料制造商按合同规定与安装单位的交接工作,开箱清点检查、验收、移交。

  综上所述,笔者认为如在设备材料采购工作中对上述问题进行预防性控制,做好工作,将会有效地避免浪费和失误,高质量、高效率地完成设备材料采购工作。 

 
 
 
 
 
 
 
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